Jak efektivně využít AI při pracovních schůzkách

Umělá inteligence (AI) dnes nachází stále širší uplatnění při pracovních schůzkách a jednáních. Firmám pomáhá zejména s efektivním plánováním, zaznamenáváním a vyhodnocováním meetingů, což vede k vyšší produktivitě i lepšímu využití pracovního času.

Efektivní plánování díky inteligentním asistentům

Jedním z častých problémů firemních schůzek je sladění kalendářů a jasné vymezení cílů jednání. Právě zde nachází AI praktické využití.
„Jedním z největších problémů při plánování firemních schůzek je sladění kalendářů a zajištění, aby se setkání zaměřilo na konkrétní cíle. AI aplikace, jako jsou Microsoft 365 Copilot, Otter.ai nebo Calendly, rychle vyhodnocují dostupnost všech účastníků, doporučují optimální časy schůzek a zároveň nastavují agendu na základě předchozích jednání nebo konkrétních cílů,“ říká Jan Dvořák z Počítačová škola GOPAS.

Automatické zápisy šetří hodiny práce

Během samotné schůzky dokáže AI automaticky zaznamenávat klíčové body diskuze a vytvářet strukturované shrnutí. Zaměstnanci tak nemusí trávit čas ručním zapisováním poznámek a mohou se plně soustředit na obsah jednání. Moderní systémy navíc umí označit úkoly a termíny a propojit je s nástroji projektového řízení.

„Firmy dnes hledají nástroje, které jim ušetří čas. Nejvíce oceňují řešení, která pomáhají s tvorbou zápisů z porad a následným vyhledáváním v datech, jako to dokáže technologie Cabolo. Všechna data jsou snadno dostupná díky fulltextovému vyhledávání,“ říká Michal Černý z Audiopro.

Výhodou některých řešení je i provoz bez připojení k internetu. Audiozáznam a textový přepis jsou synchronizované, což umožňuje snadné dohledání konkrétních pasáží jednání při zpětném poslechu.

AI pro lepší porozumění a přístupnost

Fyzickým nástrojem využívajícím umělou inteligenci je například Cabolo Multimedia. Ten dokáže v reálném čase nahrávat, přepisovat, překládat i titulkovat audio a video z jednání. Verze Cabolo Subtitle umožňuje vytvářet titulky v reálném čase, což nachází využití například při videokonferencích nebo živých přenosech a zvyšuje srozumitelnost i přístupnost obsahu.

Lepší rozhodování díky analýze dat

AI se neuplatňuje jen při organizaci schůzek, ale také při vyhodnocování jejich efektivity. Nástroje jako Gong.io nebo Fireflies.ai analyzují minulá jednání, sledují plnění úkolů a identifikují opakující se problémy. Manažeři tak získávají přehled o tom, jaké oblasti vyžadují zlepšení a kde vznikají nejčastější překážky.

Firmy s rozsáhlým projektovým řízením například analyzují pomocí AI zápisy z porad za delší období. Systémy pak dokážou upozornit na opakující se zpoždění, slabá místa v komunikaci nebo rizika v plánování a navrhnout konkrétní opatření.

Personalizace a virtuální facilitátor

Umělá inteligence se dá přizpůsobit konkrétním potřebám týmů. Startupy ji využívají pro brainstorming, tvorbu akčních plánů nebo generování nápadů na základě předchozích projektů. Větší firmy nasazují AI k dlouhodobému sledování vývoje projektů, predikci rizik a přesnějšímu plánování rozpočtů.

Některé společnosti jdou ještě dál a používají AI jako virtuálního facilitátora online schůzek. Umělá inteligence hlídá časový plán, agendu a plynulost diskuze, čímž zvyšuje efektivitu jednání.
„Tento přístup snižuje časové ztráty a umožňuje účastníkům soustředit se na klíčová témata,“ uzavírá Michal Černý z Audiopro.